Source-to-PayPourquoi formaliser le référencement
Le référencement est le moment où un nouveau fournisseur entre dans les systèmes de l’entreprise. C’est aussi le meilleur moment pour vérifier qu’il existe légalement, qu’il est en règle, qu’il est capable de livrer ce qu’on attend de lui et que ses coordonnées bancaires sont authentiques. Une fois le fournisseur actif, ces contrôles deviennent beaucoup plus difficiles à imposer.
1. Identité légale
- Raison sociale et forme juridique
- Identifiant commun de l’entreprise (ICE), contrôlé dans son format
- Identifiant fiscal et numéro de registre de commerce
- Numéro d’affiliation à la CNSS
- Adresse du siège et des établissements
- Vérification de l’absence de doublon dans le référentiel
2. Régularité et documents
- Attestation de régularité fiscale en cours de validité
- Attestation de la CNSS en cours de validité
- Statuts et pouvoirs du signataire pour les contrats importants
- Assurances (responsabilité civile, et assurances spécifiques selon l’activité)
- Certifications utiles à la famille d’achat (qualité, environnement, sécurité)
- Date d’expiration enregistrée pour chaque document
3. Coordonnées bancaires
La fraude au changement de coordonnées bancaires est l’un des risques les plus coûteux pour une comptabilité fournisseurs. Exigez une attestation bancaire au nom du fournisseur, vérifiez la cohérence avec sa raison sociale, et soumettez toute modification ultérieure à une double validation et à un contrôle par un canal indépendant (appel à un contact déjà connu, par exemple).
4. Capacité et conformité
- Questionnaire adapté à la famille d’achat (un sous-traitant n’est pas interrogé comme un fournisseur de fournitures)
- Questionnaire HSE pour les intervenants sur site
- Engagements RSE et éthiques selon votre politique
- Références clients et capacité de production ou d’intervention
- Situation financière pour les fournisseurs stratégiques
5. Avis et décision
Faites examiner chaque partie du dossier par la fonction compétente : achats, qualité, HSE, finance, juridique. Formalisez ensuite la décision : agrément, agrément sous conditions ou refus, avec le périmètre autorisé (familles, entités, montant) et une date de revue.
6. Après l’agrément
- Surveiller l’expiration des documents et relancer automatiquement
- Évaluer le fournisseur régulièrement
- Bloquer les commandes ou les paiements en cas de non-conformité
- Laisser le fournisseur mettre à jour ses informations sur un portail, avec validation des changements sensibles
Questions fréquentes
Faut-il demander les mêmes pièces à tous les fournisseurs ?
Non. Le niveau d’exigence doit dépendre du risque : un fournisseur ponctuel de faible montant n’est pas traité comme un sous-traitant intervenant sur site.
À quelle fréquence revoir un dossier ?
Les documents à date d’expiration se surveillent en continu ; le dossier complet peut être revu tous les un à trois ans selon la criticité.
Qui doit saisir les informations ?
Idéalement le fournisseur lui-même, via un portail, avec un contrôle interne avant activation : cela réduit la saisie et les erreurs.