Source-to-PayDes frais généraux enfin maîtrisés
Informatique, prestations intellectuelles, nettoyage, sécurité, fournitures : encadrez des achats dispersés entre de nombreux demandeurs et sites, sans freiner l’activité.
- Demandeurs autonomesAchats courants commandés sur catalogue.
- Budgets respectésContrôle budgétaire avant chaque engagement.
- Services faitsPrestations attestées avant paiement.
- Dépenses visiblesFrais généraux classés et analysés.
Des achats dispersés, souvent invisibles
Dans une entreprise de services, l’essentiel des achats est constitué de frais généraux : informatique, locaux, prestations intellectuelles, déplacements, intérim, fournitures. Ils sont passés par de nombreux demandeurs, sur plusieurs sites, et échappent souvent aux contrats négociés.
L’enjeu est double : rendre l’achat simple pour les collaborateurs, et donner aux achats et à la finance une vision claire de ce qui est dépensé, avec qui et dans quel budget. Les prestations, plus difficiles à contrôler que les marchandises, doivent être attestées avant d’être payées.
Les modules à déployer en priorité
Marketplace
Catalogues négociés pour les achats courants, commandés en quelques minutes par les collaborateurs.
Voir le moduleDemandes d’achat
Circuits de validation selon le montant et la famille, contrôle budgétaire en temps réel.
Voir le moduleGestion des contrats
Contrats de prestations, échéances et préavis pour ne plus subir de reconduction.
Voir le moduleRéceptions
Attestation de service fait par période pour les prestations récurrentes.
Voir le moduleAnalyse des dépenses
Frais généraux classés par famille, fournisseur et entité pour cibler les économies.
Voir le moduleFactures
Factures centralisées, contrôlées et validées par les bons interlocuteurs.
Voir le moduleUne mise en place en cinq étapes
Cartographie des frais généraux et des fournisseurs.
Publication des catalogues négociés pour les achats courants.
Circuits de validation et contrôle budgétaire.
Contrats, attestations de service fait et échéances.
Centralisation, rapprochement et paiement.
Questions fréquentes
Les collaborateurs peuvent-ils commander eux-mêmes ?
Oui, sur les catalogues autorisés pour leur entité et dans la limite de leur budget ; les achats hors catalogue passent par un acheteur.
Comment contrôler une prestation intellectuelle ?
Le bénéficiaire atteste la réalisation à la fin de chaque période ou livrable ; sans attestation, la facture reste bloquée.
Peut-on suivre les budgets par centre de coût ?
Oui. Chaque demande validée réserve son montant ; le responsable voit le consommé, l’engagé et le disponible.
Est-ce adapté à une organisation multi-sites ?
Oui : catalogues, valideurs et budgets peuvent être définis par site, avec une vision consolidée au siège.
Les autres secteurs
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